Studiosoftware – Scotty, wir brauchen alles, was die Mühle hergibt

Irgendwann musste es so kommen. Die alte Studiosoftware wird eingestellt. Nicht, dass die perfekt war, aber sie lief. Jetzt also eine neue. Nur mal so nebenbei, eine Studiosoftware macht dasselbe für einen Fitnessclub, wie Herz, Lunge, Leber, Nieren und so für Sie. Sieht man nicht, aber ohne ist schwierig. Das wussten schon die alten Ägypter und haben die Teile deshalb in Kanopen, den Tuppern der Antike, wieder zu den Mumien gestellt. Sicher ist sicher. Ein gutes Motto auch für Sie. Also, wenn der Vertriebler sagt: Stellen wir für Sie um, Sie brauchen sich um nichts zu kümmern, dann fahren Sie besser die Schutzschilde hoch.

Sie haben die Brücke. Lassen Sie das Ihre Leute machen. Verstehen werden Sie die Software in absehbarer Zeit sowieso nicht. Im besten Fall können Sie sich bis zur Umstellung merken, wo Sie die Zahlen herbekommen, die Sie halt brauchen. 

Lebe lang und in Frieden. Alles was Ihnen der Vertriebler erzählt, gleich wieder vergessen. Außer dem zugesagten Leistungsumfang und der Lizenzgebühr.

Faszinierend. Für jedes Thema, über das der Anbieter sagt, easy bei uns, planen Sie mindestens drei Wochen ein. Tönt der Anbieter, das schaffen wir alles in sechs Wochen, dann rechnen Sie besser mit sechs Monaten.

Nehmen Sie Kurs auf Nimbus 3 Mr. Sulu. Die neue Software kann mit den Ohren wackeln? Egal, machen Sie erstmal alles wie bisher. Nicht alles natürlich, aber so viel wie eben geht. Wenn die grundsätzlichen Dinge wieder normal laufen, können Sie immer noch Prozess für Prozess umstellen.

Wir haben ein Problem mit dem Warpkern. Viele Preismodelle sehen eine niedrige Lizenzgebühr für die Basisversion vor. Dann kommen sogenannte Optionen hinzu, welche die Kosten für Sie erheblich steigern können. Besonders ärgerlich ist, wenn Kernfunktionen, wie das automatische Einlesen von Rücklastschriften, als Optionen verkleidet werden. Stellen Sie also vor der Unterschrift sicher, dass die für Sie zwingend erforderlichen Funktionen im Produkt, das Sie kaufen, enthalten sind.

Captain, ich empfehle roten Alarm. Stimmen die Abbuchungsdatensätze aus Ihrem alten und dem neuen Programm überein? Falls nicht, Abbruch, Fehlersuche und zum nächsten Abbuchungstermin erneut probieren. Klappt es dann, wiederholen Sie den Vergleich mehrmals. Erst, wenn an verschiedenen Terminen keine nennenswerten Abweichungen bestehen, dann drücken Sie den Knopf zur Datenübertragung.

Ich funktioniere innerhalb normaler Parameter. Stellen Sie zunächst einen Club oder eine Region um. Erst, wenn es dort wieder läuft, sollte es weiter gehen.  

Willkommen an Bord. Jede Studiosoftware ist nur halb so gut, wie Sie der Hersteller glauben machen möchte. Identifizieren Sie die größten Lücken und suchen Sie dann nach pragmatischen Wegen, um diese zu kompensieren. Gehen Sie nicht davon aus, dass der Anbieter sein eigenes Programm besonders gut kennt und diese Lücken beseitigen wird. Größere Anbieter kaufen Ihre Software oft Stück für Stück zusammen. Die ursprünglichen Programmierer sitzen dann nach einer Weile mit Cocktails am Strand. In der Zentrale des Anbieters raufen sich Servicetechniker über Ihre Fragen die Haare. Faktisch zahlen Sie als Kunde junger Softwarefirmen dafür, dem Anbieter bei der Beseitigung von Fehlern in seinem Programm zu helfen. 

Volle Schubkraft voraus. Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass Ihre neue Software später programmiert wurde als die alte. Dies kann hilfreich sein, weil einige zeitgemäße Funktionen Teil der Originalprogrammierung waren, keine nachträglichen Bastelarbeiten am Code. Im besten Fall können Sie nach der Umstellung effektiver arbeiten und besser mit der Außenwelt kommunizieren. 

Ich fürchte, ich habe das Ziel um ein Deck verfehlt. Studiosoftwareanbieter sehen sich als FinTechs. Das ist gut für die Unternehmensbewertung und zieht auf Partys. Also wird automatisiert bis der Arzt kommt. Schauen Sie in unser Tutorial, kennen Sie unser Video, kann man in unseren FAQs nachlesen. Im Prinzip eine gute Idee. Nur sind die Kunden in diesem Fall Menschen, die in ihren Clubs rund um die Uhr tausende Mitglieder betreuen. Sie haben Jahrzehnte an Erfahrung im Umgang mit Clubhardware und -software. Sie stellen keine trivialen Fragen. Wenn Drehkreuz, Duschsteuerung oder das EC-Gerät nicht funktionieren, dann heulen die Sirenen auf allen Decks. Diese Leute brauchen Lösungen, und zwar sofort. Wer in dieser Situation auf ein Email-Ping-Pong mit Julia, Janine, Sascha oder Robert vom Support besteht, der verärgert und verliert mehr Kunden als nötig. Auch lernt er kaum etwas, weil der Support wenig Interesse an einer langfristigen Verbesserung der Software hat, sondern bis zum Schichtende möglichst viele Tickets wegfräsen möchte. 

Machen wir uns aus dem Orbit. Eine Testphase und ein Rücktrittsrecht sind empfehlenswert, falls sich das Preis-Leistungsverhältnis, der Support oder die Stabilität der Software als krass unzureichend erweisen. Gerade mit der Stabilität ist es so eine Sache, wenn frisch gebackene Betriebswirte erfahrenen Programmierern erzählen wollen, wie der Hase läuft. Anders als bei Microsoft, wo der Chef selbst ein Programmierer war. Excel lief immer gut, obwohl die Versionen bis 1997 einen versteckten Flugsimulator enthielten. Word hatte einen Flipper, Access hatte Magic 8. Solche Spiele wären auch in so mancher Studiosoftware sinnvoll, wenn das Programm mal wieder hängt und beim Support niemand zu erreichen ist. 

Unsere Absichten sind friedlich. Der neue Softwareanbieter ist wahrscheinlich kommerzieller eingestellt als Ihr alter. Das bedeutet in der Praxis, dass er Ihnen an jeder Ecke offen oder verdeckt Geld aus der Tasche ziehen möchte. Handelt es sich um Provisionen auf E-Post-, EC-Cash-, Inkassogebühren oder ähnliches, dann bleiben Sie locker und bedenken Sie Folgendes: der Anbieter muss zunächst überlegen, welche Funktion für Sie von Nutzen ist. Dann muss er Leute finden, die ihm bei der technischen Umsetzung helfen. Zudem muss er abschätzen, wie hoch der finanzielle Vorteil ist, den Sie aus dieser Funktion ziehen. Letztlich muss er die Funktion am Laufen halten und gelegentlich verbessern. Klingt selbstverständlich? Ist es nicht. Fragen Sie in Ihrem Bekanntenkreis herum, wer überhaupt Lieferanten hat, die zu so etwas in der Lage sind. Deshalb kann ein kommerzieller Softwareanbieter besser sein, als Codemuckel, die nur auf Zuruf arbeiten. Doch Vorsicht ist geboten.

Auf den Schirm. Es gibt Softwareanbieter, die Ihnen nicht nur die Studiosoftware, sondern auch eine Fitness-App anbieten. Insofern diese mit der Studiosoftware verbunden ist, kann das praktisch sein. Möglicherweise können Ihre Mitglieder in dieser App Kontaktdaten, die Zahlungsart und ihr Vertragsmodell ändern. Dadurch können Sie Kosten für die Datenpflege sparen. Lesen Sie jedoch die AGB und Datenschutzregeln der App sorgfältig, bevor Sie diese aktivieren. Dort können böse Überraschungen lauern, zum Beispiel ein uneingeschränktes Vermarktungsrecht des App-Anbieters für jedes Produkt und jede Dienstleistung auf diesem Planeten. In diesem Fall sollten Sie Ihre Kosteneinsparungsmöglichkeiten gegen den Verlust der Hoheit über Ihre Kundendaten abwägen. Bei kommerziell-orientierten Softwareanbietern kann das Vermarktungsrecht der Fitness-App der eigentliche Kern des Geschäftsmodells sein. Moralisch fragwürdig, aber smart. Die Masche wurde bereits von den alten Griechen erfolgreich angewendet. Nur dass es diesmal Sie sind, nicht die Trojaner, die Ihre Befestigungsanlage einreißen und das hölzerne Pferd in die Stadt ziehen. 

Sternzeit 3025,5. Wenn Sie erst einmal mit der Einführung der Software durch sind, dann werden Sie vermutlich froh sein, dass Sie den Wechsel vollzogen haben. Obwohl es mehr kostet als vorher, gar nicht Ihre Idee war und Ihre Leute im Anschluss einen ausgedehnten Urlaub brauchen. Aber nicht auf diesem scheinbar unbewohnten Planeten bei Omicron-Delta. Da hatte schon das Team von James Kirk im Dezember 1966 jede Menge Scherereien. Sogar Pille hat es dort erwischt. War aber kein Virus.